Importowanie plików tekstowych

Tworząc zestawienia, często jesteśmy zmuszeni do korzystania z danych pochodzących z zewnętrznych źródeł (strony internetowe, pliki baz danych, pliki eksportowane z systemów informatycznych). Nadal duża część danych jest eksportowana z różnych systemów informatycznych w prostych plikach tekstowych, ponieważ tekst jest uniwersalnym formatem, który użytkownicy później mogą przetwarzać przez bogatą gamę programów. Proces importowania plików tekstowych do Excela możemy wykonać na dwa sposoby:

 

Sposób 1. przez otwarcie pliku tekstowego, używając polecenia Plik/Otwórz. Importując pliki tekstowe tą metodą nie będziesz mógł odświeżyć danych z tego pliku, jeśli ulegną one zmianie. Aby to uczynić, musisz ponownie importować zmieniony plik.

Sposób 2. za pomocą polecenia Dane/Dane zewnętrzne/Pobierz dane zewnętrzne z pliku tekstowego. Stosując drugi sposób, będziesz mógł w każdej chwili odświeżyć w Excelu plik, bez konieczności importowania go od nowa, nawet jeśli dane zostały w nim zmienione.


Import poprzez otwieranie pliku tekstowego - sposób 1.


Aby poprawnie przenieść dane do Excela wykonaj następujące czynności:

  • aktywuj na wstążce kartę Plik i wybierz polecenie Otwórz lub użyj skrótu klawiaturowego (Ctrl+O). Przejdź do folderu w którym umieściłeś plik tekstowy (jeżeli nie widzisz pliku, upewnij się, że pole Pliki typu {w dolnej częsci okna} ustawione jest na Wszystkie pliki lub pliki tekstowe) zaznacz go i kliknij przycisk Otwórz. Pojawi się wówczas okno Kreator importu tekstu, krok 1 z 3.
  • w tym kroku określ, w jaki sposób importowane dane są rozdzielone w pliku tekstowym najczęściej jest to opcja Rozdzielany, a także zdecyduj od którego wiersza zaczniesz importować dane. Jeżeli w kilku górnych wierszach pliku tekstowego znajdują się niepotrzebne opisy, to możesz je pominąć i wpisać numer wiersza od którego Excel ma pobrać dane. W polu Pochodzenie pliku określ system operacyjny, z którego pochodzi plik tekstowy a następnie kliknij przycisk Dalej.
  • w kolejnym oknie Kreator importu tekstu, krok 2 z 3 określ rodzaj separatora. W naszym przykładzie do oddzielenia danych został użyty separator, którego nie ma na liście. W takiej sytuacji w polu Inny określamy niestandardowy separator np. "|". Jeżeli zaznaczysz odpowiedni separator, dane na podglądzie zostaną podzielone na kolumny. Jeżeli wybierzesz opcje Kolejne ograniczniki traktuj jako jeden, wówczas dwa kolejno po sobie następujące separatory traktowane będą jako jeden. Zaznacz opcje jak na rysunku poniżej i wciśnij przycisk Dalej, aby przejść do ostatniego kroku.

  

  • w trzecim kroku Kreatora określ, jakiego typu dane zawierają poszczególne kolumny. Wystarczy, że w ramce Podgląd danych zaznaczysz odpowiednią kolumnę i określisz format danych. W naszym pliku tekstowym daty są w formacie RMD (rok, miesiąc, dzień). Jeżeli występują kolumny z liczbami, powinieneś również określić, jaką rolę pełnią kropka i przecinek w zapisie. Po ustaleniu typów danych w poszczególnych kolumnach kliknij przycisk Zakończ, wówczas dane zostaną wstawione do pliku z Excela.

 

 


 Import plików tekstowych - sposób 2. 


 Aby poprawnie przenieść dane do Excela wykonaj następujące czynności:

  • aktywuj na wstążce kartę Dane i wybierz plecenie Pobierz dane zewnętrzne z pliku tekstowego. Na ekranie ukaże się nam Kreator importu tekstu - ten sam, który szczegółowo opisałem we wcześniejszym przykładzie (Sposób 1). Różni się on jednak tym, że po kroku 3 Excel wyświetla okno dialogowe Importowanie danych, w którym można określić gdzie chcesz umiejscowić importowane dane a klikając w przycisk Właściwości można ustalić szereg opcji dotyczących importu danego pliku tekstowego.