Sprawdzanie poprawności danych za pomocą listy z innego arkusza

W poprzednich wersjach arkuszy kalkulacyjnych, zalecane było aby lista elementów była wprowadzona w tym samym arkuszu co komórka, która zawierała listę rozwijaną. W przypadku Excela 2010 nie jest to już konieczne. A co jeśli utworzony przez nas skoroszyt będzie wykorzystywany przez inne osoby, które jeszcze używają wcześniejszych wersji.

Na szczęście istnieją sposoby by ominąć ten wymóg. Chyba najłatwiejszą i najprostszą metodą, którą można użyć do sprawdzania poprawności danych na podstawie elementów znajdujących się w innym arkuszu niż lista rozwijana jest zdefiniowanie komórek jako zakresu nazwanego. Posłużę się jako przykład naszą ankietą, tyle że tym razem lista elementów (rodzaje wykształcenia) znajduje się w innym arkuszu.

  • wprowadź listę elementów (rodzaje wykształcenia) do zakresu komórek innego arkuszu, aniżeli arkusz gdzie znajduje się ankieta i zaznacz je. Następnie w polu nazwa znajdującym się na samym początku paska formuł wprowadź tekst definiujący listę z której będziesz wybierać dane. W przykładzie zakres nazwałem po prostu wyksztalcenie.

Definiowanie zakresu jako nazwy

  • wróć do naszego arkusza w którym przygotowujesz ankietę i ustaw się w komórce gdzie zamierzasz skorzystać z funkcji wybierania zawartości (w przykładzie komórka C9) - wywołaj polecenie Dane/Narzędzia danych/Poprawność danych, następnie w oknie dialogowym Sprawdzanie poprawności danych kliknij zakładkę Ustawienia;
  • z listy rozwijanej Dozwolone - wybierz pozycję Lista, następnie przejdź do pola Źródło, wprowadź znak = i nazwę, którą zdefiniowałeś wcześniej (w przykładzie wyksztalcenie). Upewnij się czy pole opcji Rozwinięcia w komórce jest zaznaczone, jeśli tak - zatwierdź wprowadzano dane klikając przyciskiem OK.

Sprawdzanie poprawności danych za pomocą listy z innego arkusza