Przygotowując zestawienia w Excelu, które będą później rozsyłane do innych użytkowników w celu uzupełnienia, na pewno zależy nam na prawidłowym wypełnieniu poszczególnych rubryk. Niestety jak życie dowodzi, ludzie mają różne przyzwyczajenie dotyczące sposobu uzupełniania danych w arkuszach. W takiej sytuacji warto zastanowić się nad ograniczeniem możliwości wprowadzania danych do poszczególnych komórek.

Sztuczka związana z utworzeniem takich ograniczeń polega na skorzystaniu z narzędzia Sprawdzanie poprawności danych. Takie rozwiązanie przyda się na przykład podczas wpisywania numeru PESEL, czyli w takich przypadkach, kiedy użytkownik ma wpisać stałą liczbę znaków. Excel zgłosi błąd, jeśli dostanie wpis dłuższy lub krótszy.

Aby przypisać regułę kontrolującą wpisywani stałej liczby znaków należy:

• zaznaczyć komórki, którym ma zostać przypisana reguła kontrolowania długości tekstu;
• uaktywnić kartę Dane i w grupie poleceń Narzędzia danych wybrać polecenie Poprawność danych;
• następnie w oknie Sprawdzania poprawności danych, na karcie Ustawienia wybieramy pozycję Długość tekstu, pozostałe opcje uzupełniamy zgodnie z rysunkiem.

Dodatkowo na karcie Alert o błędzie możemy określić komunikat, jaki zostanie wyświetlony w chwili gdy do komórki zostanie wprowadzona niewłaściwa długość numeru PESEL, wypełniając poszczególne pola informacjami przedstawionymi na poniższym rysunku.