Formatowanie na podstawie fragmentu identyfikatora

Formatowanie warunkowe jest bardzo popularne wśród użytkowników Excela. Pozwala w szybki sposób wyróżnić określone komórki lub zakresy na podstawie zdefiniowanej wcześniej reguły formatowania. Może być ona budowana zarówno na podstawie ściśle określonych wartości, jak i wyników działania funkcji Excela. Drugi sposób znacznie rozszerza możliwości stosowania formatowania warunkowego.

Wyobraźmy sobie sytuację, że otrzymałeś zestawienie faktur wystawionych w ciągu kilku ostatnich lat. Lista obejmuje ogromną liczbę wierszy a Ty potrzebujesz szybko odnaleźć dokumenty wystawione w 2011 r. W otrzymanym zestawieniu nie posiadasz kolumny określającej datę wystawienia faktur, a jedynie numery identyfikujące daną fakturę np. (0015FVS1101/W01). Zapomnij o przeglądaniu wiersz po wierszu listy składającej się z kilkuset pozycji. Jeśli zastosujesz formatowanie warunkowe, Excel sam je odszuka i oznaczy wybranym kolorem. Fragment zestawienia przedstawia poniższy rysunek.

W naszym przykładzie rok w numerach dokumentów zidentyfikowany jest jako (2 cyfry występujące zaraz po symbolu FVS). Jeżeli użyjesz odpowiedniej formuły razem z Formatowaniem warunkowym, bardzo szybko odnajdziesz i oznaczysz faktury z 2011 r. 

W tym celu:

  • zaznacz zakres komórek zawierających numery dokumentów i uaktywnij kartę Narzędzia główne i wskaż Formatowanie warunkowe/Nowa reguła;
  • zaznacz opcje Użyj formuły do określenia komórek, które należy sformatować i wpisz następującą formułę: =FRAGMENT.TEKSTU($A2;10;2)="11

Wyjaśnienie działania formuły:
Pierwszy argument funkcji FRAGMENT.TEKSTU ($A2) to wartość, która ma zostać przeszukana (w przykładzie numer faktury). Drugi argument (10) oznacza, że funkcja ma zwrócić ciąg znaków (lub znak) rozpoczynając od znajdującego się na 10 pozycji od lewej strony. Ostatni argument określa, ile znaków ma zostać zwróconych.

  • następnie kliknij przycisk Formatuj, przejdź do zakładki Wypełnienie i wybierz kolor tła dla komórek, które spełnią warunek formatowania i zatwierdź klikając OK. Powinieneś uzyskać efekt jak na kolejnym rysunku.