Nawet bardzo estetyczne przygotowane i ostatecznie sformatowane zestawienie w Excelu, zwykle po dopisaniu nowych rekordów wygląda mniej estetycznie niż założył to twórca.

Oszczędzając czas a zarazem zmniejszając realną szansę na wystąpienie błędu podczas tworzenia zestawień, bardzo często kopiujemy dane z różnych źródeł. Wklejając informacje do arkusza Excela, bardzo często okazuje się, że rekordy z danymi oddzielone są pustymi wierszami.

Przygotowując zestawienia na górze arkusza zwykle umieszcza się logo firmy, dane osoby która sporządziła raport bądź szczegółowe informacje czego dane zestawienie dotyczy. Jeżeli nasze zestawienie rozciąga się na kilkadziesiąt wierszy, wydruk nie zmieści się na jednej stronie. Zależałoby nam jednak, aby informacje o raporcie oraz wiersz nagłówkowy tabeli był drukowany na każdej stronie.

Budując w Excelu wielokolumnowe zestawienia, wielu użytkowników z pewnością nieraz spotkało się z problemem szybkiego przestawienia danej kolumny w inne miejsce. Wstawianie nowej, kopiowanie danych a potem usuwanie niepotrzebnej to tylko strata czasu.

Puste kolumny znajdujące się pomiędzy właściwymi danymi są szczególnie uciążliwe wówczas, gdy chcemy w arkuszu grupować dane, wykonywać obliczenia lub uruchomić dowolny kreator (np. tabel przestawnych). Jeżeli mamy do usunięcia kilka pustych kolumn, to możemy zaznaczyć każdą z nich i wybrać polecenie Usuń.

Puste wiersze znajdujące się pomiędzy właściwymi danymi są szczególnie uciążliwe wówczas, gdy chcesz w arkuszu uruchomić dowolny kreator (np. tabel przestawnych). Excel nie będzie mógł odczytać odpowiedniego zakresu komórek z danymi źródłowymi, więc będziesz musiał to zrobić ręcznie.