Funkcje bazy danych - garść pomocnych informacji

Do uzyskania rozmaitych podsumowań z reguły używamy formuł z różnymi funkcjami. Jeśli jednak dobrze przygotujemy dane, wiele z takich informacji (np, suma, średnia, minimum czy licznik) uzyskamy automatycznie. Wystarczy potraktować Excel jako prostą bazę danych.

Baza danych to po prostu dane uporządkowane, między którymi występują logiczne powiązania (pracownik-stanowisko; stanowisko-dział), ułożone w postaci kolumn zawierających jednolite typy informacji oraz wierszy które są rekordami bazy. Pierwszy wiersz zawsze powinien zawierać nagłówek z nazwami poszczególnych kolumn. Właśnie dzięki zorganizowaniu danych w postaci bazy można wykonywać na nich różne operacje związane z wyszukiwaniem, zliczaniem czy wybieraniem danych przy użyciu określonych kryteriów. Do tego celu służą właśnie funkcje bazodanowe, które są specyficzną kategorią funkcji arkusza kalkulacyjnego. Pierwszą rzeczą, która rzuca się w oczy, jest pewna konwencja dotycząca nazw funkcji, a mianowicie każda z 12 funkcji ma te ten sam przedrostek BD zakończony kropką. Drugą rzeczą świadczącą o pewnej jednolitości tej grupy jest fakt, że każda z tych funkcji wymaga podania trzech argumentów:

  1. obszaru bazy danych - łącznie z wierszem nagłówkowym;
  2. pola - kolumna, na której rekordach przeprowadzane są obliczenia, argument ten może zostać wprowadzony do formuły na trzy różne sposoby:
    • numer kolumny w tabeli danych;
    • tekst z nazwą kolumny zapisany w cudzysłowie;
    • odwołanie do komórki zawierają nagłówek właściwej kolumny.
         c. warunków (kryteriów) tej analizy.
 
 
Należy zdecydowanie podkreślić, że żadna kategoria funkcji arkuszowych nie jest zorganizowana w taki lub podobny sposób. Korzystanie z funkcji bazy danych jest bardzo wydajną, skuteczną i przyjemną metodą dokonywania obliczeń na tabelach. Funkcje te działają bardzo szybko (w przeciwieństwie do formuł tablicowych) a zarazem są bardzo czytelne - nawet w przypadku konstruowania skomplikowanych kryteriów obliczeń. Krótka charakterystyka wcześniej wspomnianych 12 funkcji znajdują się na poniższym rysunku.