Przygotowanie danych do raportów tabeli przestawnej

Kluczem do bezproblemowego zbudowania raportów przestawnych jest poprawne przygotowanie danych źródłowych. Niestety często się zdarza, że wartości przenoszone z najróżniejszych programów transakcyjnych wykorzystywanych w działalności firmy nie mają odpowiedniego formatu ani układu. Proponuję zatem poświęcić kilka minut na przygotowanie wejściowych danych arkusza, które potem zostaną umieszczone w tabeli przestawnej według następujących reguł:

  1. dane w formacie tabelarycznym - każda kolumna powinna reprezentować określony aspekt danych, natomiast każdy wiersz zawierać powtarzające się egzemplarze;
  2. unikatowe nagłówki kolumn - należy wyraźnie zaznaczyć wiersz nagłówkowy, który powinien być pierwszym wierszem listy z danymi. Na podstawie tych nagłówków Excel generuje nazwy pól tabeli przestawnej, które muszą być unikatowe i zlokalizowane w pojedynczej komórce;
  3. usunięte przerwy i puste komórki w źródle danych - należy usunąć wszystkie puste wiersze i kolumny w źródle danych. Dzięki pustym wierszom odczytywanie danych jest zwykle bardziej przejrzyste, zaś przy tworzeniu tabeli przestawnej może spowodować nieoczekiwane pominięcie dużej części danych, przez co raport tabeli przestawnej będzie niekompletny. Nie stosujemy scaleń komórek wewnątrz listy, a także staramy się usunąć komórki zawierające podsumowania liczb z danej kolumny listy.
  4. spójność danych - należy po pierwsze zadbać aby każda kolumna posiadała tego samego rodzaju dane a po drugie aby używała jednego typu danych. Nie łączymy tych samych kategorii danych w jednej kolumnie (np. imienia i nazwiska), gdyż znacznie ogranicza to możliwość zbudowania elastycznego raportu oraz modyfikacji jego układu.
  5. powtarzające się dane - siła tabel przestawnych tkwi w możliwości podsumowania ogromnej ilości danych. Podsumowanie ma miejsce, gdy Excel wykryje w polu unikatowe wartości, na ich podstawie pogrupuje rekordy a następnie dokona żądanych obliczeń wartości określonego pola. Aby to było możliwe, przynajmniej jedno pole musi zawierać powtarzające się dane.

Poniższy rysunek przedstawia poprawnie sporządzoną listę źródłową, na której podstawie bez problemu zbudujemy raport przestawny.

Dane źródłowe