Wyobraźmy sobie sytuację, że prowadzisz rejestr zleceń realizowanych przez firmy zewnętrzne. Szef poprosił Ciebie abyś przesłał dla niego raport, przedstawiający ogólną sumę zrealizowanych zleceń przez poszczególnych zleceniobiorców?

Do tego celu idealnie nadaje się narzędzie Excela o nazwie Sumy częściowe (we wcześniejszych wersjach Excela nosi nazwę Sumy pośrednie). Prezentowany przykład jest alternatywnym sposobem na osiągnięcie tego samego efektu jaki prezentowałem w artykułach Sumowanie określonych wartości i Podsumowanie zleceń kilkoma kliknięciami myszy. Rozwiązanie zaprezentuję na przykładzie z rysunku.

Aby szybko uporać się z tym zadaniem należy:

• w pierwszej kolejności należy posortować dane w kolumnie B. Żeby sumy częściowe działały poprawnie, komórki zawierające kryterium (w przykładzie Zleceniobiorca) muszą bowiem znajdować się w sąsiadujących wierszach.  Kliknij zatem dowolną komórkę w kolumnie B i uaktywnij kartę Dane, z grupy poleceń Sortowanie i filtrowanie wybierz Sortuj od najstarszych do najnowszych;
• uaktywnij kartę Dane i w grupie poleceń Konspekt wskaż Suma częściowa;
• z pierwszej rozwijanej listy Dla każdej zmiany w: wybieramy nazwę kolumny, w której znajdują się wartości stanowiące kryteria obliczeń. W naszym przykładzie należy wybrać Zleceniobiorca;
  
• z listy Użyj funkcji wybierz Suma, bo mają to być zestawienia podsumowujące;
• w polu Dodaj sumę pośrednią do zaznacz nazwę kolumny z kwotami (Kwota_netto);
• u dołu okna zaznacz jeszcze opcję Podsumowania poniżej danych.

• po zatwierdzeniu OK do naszej tabeli zostaną dodane wiersze, ich nagłówki będą składać się z  nazw Zleceniobiorców i wyrazu Suma. Podsumowana zostanie również cała tabela. Automatycznie także zostanie utworzony konspekt umożliwiający łatwe ukrywanie i odkrywanie szczegółów.