Sortowanie to nic innego jak ustawienie rekordów bazy w określonym porządku. Porządkowanie jest wykonywane najczęściej według wybranej kolumny lub kilku kolumn, rzadziej według określonego wiersza. Trzeba jednak pamiętać, że zakres sortowania zostanie prawidłowo rozpoznany, jedynie wówczas gdy jest zwarty to znaczy niepodzielony na części pustymi wierszami lub kolumnami.

Najprostszy sposób sortowania danych polega na umieszczeniu kursora w wybranej kolumnie i kliknięciu jednego z przycisków szybkiego sortowania dostępnych w grupie Sortowanie i filtrowanie wstążki Dane. 

• A-Z sortuje rosnąco
• Z-A sortuje malejąco

Sposób sortowania omówiony powyżej jest zbyt prosty aby usprawnić pracę z dużymi arkuszami danych. Duże tabele wymagają bowiem sortowania wielopoziomowego. Aby posortować dane według kilku poziomów musimy posłużyć się specjalnym kreatorem. Wywołujemy go kliknięciem przycisku Sortuj, który znajduje się również w grupie Sortowanie i filtrowanie wstążki Dane. 

Można zauważyć, że kreator rozpoznał, że tabela posiada wiersz nagłówkowy i automatycznie zaznaczył pole Moje dane mają nagłówki. Odznaczenie pola spowoduje, że zawartość komórek pierwszego wiersza będzie sortowana razem z danymi. Domyślnie w oknie kreatora umieszczony jest wiersz umożliwiający zdefiniowanie pierwszego poziomu sortowania danych.

Menu:

• Sortuj według - zawiera wszystkie nagłówki kolumn tabeli i pozwala na wskazanie tej według której będziemy sortować;
• Sortowanie - umożliwia określenie elementu, który będziemy sortować. Program rozróżnia bowiem nie tylko wartości umieszczone w komórkach ale i kolory czcionek, kolory komórek oraz ikony komórek.
• Kolejność - pozwala zaś na określenie kierunku sortowania rosnąco lub malejąco. Bardzo ciekawe możliwości daje ostatnia pozycja menu tj. Lista niestandardowa. Funkcjonalność ta umożliwia posortowanie danych nie w porządku alfabetycznym czy kolejności liczb, ale zgodnie z porządkiem wskazanej listy. Jeśli w kolumnie byłyby wprowadzone np. miesiące a my wskażemy ich listę w oknie Listy niestandardowe, wówczas program uporządkuje wartości od stycznia do grudnia a nie alfabetycznie według ich nazw.

Kliknięcie przycisku dodaj poziom dodaje nowy pasek kryterium. Z jego pomocą określamy kolejne warunki sortowania danych w tabeli.