Począwszy od wersji programu Excel 2007 Microsoft zmienił interfejs tworzenia tabel przestawnych, rezygnując z klasycznego wieloetapowego kreatora, zastępując go prostszym, jednoetapowym oknem dialogowym. Ale to nie koniec zmian.

Jeżeli kilka komórek w danych źródłowych tabeli przestawnej zostanie zmienionych nasz raport przestawny można błyskawicznie uaktualnić o wprowadzone zmiany. Wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy tabelę przestawną i wybrać opcję Odśwież dane.

Przez zamianę danych arkusza z postaci zwykłego zakresu na tabelę można ułatwić sobie zarządzanie tabelą przestawną, która z tych danych korzysta. Jeżeli kilka komórek w danych źródłowych tabeli przestawnej zostanie zmienionych, nasz raport przestawny można uaktualnić klikając przycisk Odśwież dane.

Z czasem nasze dane źródłowe z których korzysta raport tabeli przestawnej mogą się zmieniać i powiększać o nowe wiersze i kolumny. Aby ustrzec się problemów związanych z błędnymi odniesieniami do danych źródłowych, proponuję zastosować w swoich arkuszach nazwy zakresów. Aby to zrobić:

Tworząc każdą tabelę przestawną musimy wskazać, gdzie zamierzamy umieścić raport tabeli przestawnej. Domyślnie jest wybrana opcja Nowy arkusz, co powoduje, że tabela przestawna zostanie umieszczona w nowym arkuszu bieżącego skoroszytu. Rzadko zmieniamy te ustawienia, ponieważ w niewielu przypadkach zachodzi konieczność umieszczania w konkretnym miejscu.

Często się zdarza, że chcemy rozpocząć tworzenie raportu tabeli przestawnej od początku, ponieważ pola umieszczone w poszczególnych obszarach nie spełniają zamierzonego celu, a założone filtry i funkcje podsumowujące nie obrazują tego co chcieliśmy wyliczyć.

Jeżeli analiza danych wymaga przeprowadzenia innego typu obliczeń niż Suma lub Licznik, można zmienić w sekcji Podsumuj pole wartości według okna Ustawienia pola wartości na inną wbudowaną funkcję podsumowującą Excela. Dostępnych jest w sumie 11 funkcji, a są nimi:

Jeżeli w obszarze wartości umieszczono pole numeryczne jako domyślnej funkcji podsumowującej Excel użyje Sumy. Jeżeli natomiast do obszaru wartości dodamy pole tekstowe w roli domyślnej funkcji podsumowującej Excel zastosuje Licznik.

Począwszy od wersji Excel 2007 Microsoft zmienił interfejs tabel przestawnych, aby był prostszy w użyciu. We wcześniejszych wersjach Excela w celu utworzenia lub zmodyfikowania tabeli przestawnej należało przeciągnąć pole na arkuszu na wybrany obszar raportu tabeli przestawnej.

Kluczem do bezproblemowego zbudowania raportów przestawnych jest poprawne przygotowanie danych źródłowych. Niestety często się zdarza, że wartości przenoszone z najróżniejszych programów transakcyjnych wykorzystywanych w działalności firmy nie mają odpowiedniego formatu ani układu. Proponuję zatem poświęcić kilka minut na przygotowanie wejściowych danych arkusza, które potem zostaną umieszczone w tabeli przestawnej według następujących reguł:

Nie znam innego narzędzia programu Excel, które dawałoby nam taką elastyczność i zaawansowane funkcje analityczne, jakie mamy do dyspozycji przy użyciu tabel przestawnych. Aby móc zaś z nich w pełni korzystać, konieczne jest zrozumienie elementów tworzących typową tabelę przestawną.

Większość systemów finansowo-księgowych, z których korzystają firmy, posiadają narzędzia służące do ustalania wartości miesięcznych obrotów nie uwzględniając faktur korygujących dotyczących rabatów potransakcyjny. Co jednak jeśli dział rozliczeń pracuje na systemie, w którym nie ma takiego narzędzia, a musi ustalić miesięczną wartość sprzedaży z daną siecią handlową aby móc rozliczyć np. bonus zakupowy.

Podczas przebudowywania lub odświeżania tabeli przestawnej, Excel nie zachowuje niestandardowego formatowania. Jeśli na przykład dla niektórych danych zmienimy szerokość kolumn lub wybranym etykietom zastosujemy pogrubienie czcionki, po operacji odświeżania nasze ustawienia znikną. Excel oferuje jednak funkcję, która umożliwia zachowanie niestandardowych ustawień.

Wyobraźmy sobie sytuację, że prowadzisz rejestr zleceń realizowanych przez firmy zewnętrzne. Szef poprosił Ciebie abyś przesłał dla niego raport, przedstawiający ogólną sumę zrealizowanych zleceń przez poszczególnych zleceniobiorców? Do rozwiązania tego problemu idealnie nadają się Tabele przestawne. Jest to rozwiązanie, które dla części użytkowników Excela okaże się wygodniejsze.

Wyobraźmy sobie sytuację, że otrzymaliśmy zestawienie sprzedaży, które obejmuje kilkaset pozycji jednego z naszych kontrahentów. Raport obejmuje wartości wysyłek do poszczególnych odbiorców zlokalizowanych na terenie całego kraju, a zatem nazwy miejscowości się powtarzają. Naszym zadaniem jest uzyskanie listy unikatowych miejscowości do których była realizowana sprzedaż.

Jeśli dane źródłowe istnieją w dwóch lub większej liczbie zakresów, Excel może je wszystkie skonsolidować, a następnie na tej podstawie utworzyć raport tabeli przestawnej. W MS EXCEL 2003 przy wstawianiu tabeli przestawnej wystarczyło użyć opcji "Konsolidacja wielu zakresów", zaś MS EXCEL 2007/2010 powyższa opcja zniknęła z kreatora tabel przestawnych. Czy to oznacza, że tak przydatna funkcja została usunięta? Otóż nie, została jedynie usunięta ze standardowego menu dostępnego na wstążce.